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Facturación electrónica, más allá de una iniciativa pública

Miércoles, 25 de Abril de 2018
Santiago Rojas, director de la Dian, dijo que los tiempos de cambio sí se van a cumplir.

Con la tarea de llevar a cabo un cambio real en el manejo de la facturación electrónica en el país, Santiago Rojas, director de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), aseguró que este proceso de digitalización está yendo por buen camino y que las empresas privadas siguen representando un papel importante para la puesta en marcha de todo el proceso.

Según recalcó Rojas, en el marco del foro: 'Factura Electrónica, eficiencia y competitividad', la tarea debe ser compartida entre sector privado y público, pues serán las privadas quienes se vean beneficias con este cambio. “La posibilidad de tener información más acertada, datos en línea y sistematizados, para el país va a significar mucho, habrá mayor trazabilidad para controlar la evasión”.

El director de la Dian dijo que, aunque el cambio llegó tarde, sirvió para no cometer los mismos errores de otras naciones. El modelo chileno, que se basa en el análisis de información y la entrega de la factura 48 horas después, es el camino que sigue Colombia.

Confirmó que el próximo reto será el de disminuir considerablemente los tiempos de envío de la factura, la idea es seguir trabajando para que esas 48 horas se reduzcan. “El proceso supone retos técnicos, la idea es que los 49 prestadores de factura electrónica que hay actualmente, presenten proyectos para mejorar este punto”, dijo Rojas.

Otro de los aspectos más retadores está en la capacidad de responder ante las cerca de 2.000 millones de facturas que se espera se procesen al año. “El manejo de datos será gigante y esas 49 prestadoras que hay seguramente se reducirán, pues se necesitarán compañías mucho más especializadas que se encarguen de filtrar y cruzar datos”, agregó el director de la Dian.

¿Qué piensan las empresas?

Victoria Virviescas, presidente ejecutiva de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico, aseguró que hay una serie de retos paralelos al momento de hacer el cambio. “Celebramos que las firmas lo estén haciendo, pero hay que poner el ojo sobre el correcto manejo de datos personales, la recolección de grandes cantidades de datos y su sistematización, son las tareas más urgentes”.

Cumplir con los tiempos estipulados y el desgaste por el cambio en el método de facturación podría estar siendo un palo en la rueda para cumplir con los tiempos.

Paola Arce, gerente senior de la División de Impuestos en la consultora Deloitte, expuso cuáles son los cambios internos que se vienen con la facturación electrónica para las compañías.

1. Seleccionar el proveedor tecnológico que dé las bases técnicas para la modificación.

2. Analizar los procesos de emisión y recepción de la factura y hacer las pruebas a partir del primero de junio.

3. Iniciar el proceso de habilitación un mes después y gestionar el envío de la factura.

4. Llevar a cabo la solicitud de numeración para el recibo.

“Entendemos que el proceso debe seguir parámetros, el objetivo es hacerlo de manera eficiente para llegar a tiempo”, afirmó Arce.

Sobre si los tiempos límite se verán afectados ante los trámites que deben llevar a cabo las empresas, el director de la Dian dijo que este lapso es suficiente; y agregó que la entidad está presta a ayudar a las compañías a hacer más rápido el proceso. “Los tiempos sí se van a cumplir”, concluyó Rojas.

Proceso de transformación

Un proceso importante de transformación sufrió la empresa Cadena Digital, que entendió la oportunidad que suponía este cambio tecnológico. Así lo relató, Luis Alfonso Villegas, gerente de nuevos negocios de la empresa.

“La facturación electrónica más que una obligación es una oportunidad. Si nos quedamos en el negocio tradicional es probable que nos vayamos a extinguir es la evolución natural para tener excelentes resultados”, dijo Villegas.

Además es la manera de formalizar a las empresas, pues aquellas que ya iniciaron los procesos impulsarán a su cadena a involucrarse en este cuento, lo que terminará transformándolas digitalmente.

La incertidumbre es un sentimiento importante cuando llegan cambios, reseñó el exministro de las TIC, Daniel Medina; no obstante, este es un paso “que requería el país. En este caso, el formato importa para poder automatizar los procesos (...) esto es la punta del iceberg”, sostuvo.

Medina recomendó a los empresarios tener los ojos bien abiertos para ver oportunidades en el cambio, inclusive de negocio.

Sobre los Proveedores Tecnológicos

En el país ya hay 49 proveedores tecnológicos, de acuerdo con el Director de la Dian. Esto es relevante pues en el proceso de facturar electrónicamente los empresarios tienen dos caminos, implantar un software que así lo permita o contratar un proveedor tecnológico.

La recomendación, según Villegas, es que lo mejor es que si entre su core business este no es el negocio contrate a alguien más, por dos aspectos específicos: la escalabilidad y la constante evolución.

Escoger implantar el software o desarrollarlo en su empresa es un reto de constante inversión, así que si desea hacerlo directamente debe conocer que no es una sola inversión, sino que requerirá tiempo, dinero y recurso humano disponible para actualizarlo.

Finalmente, el proveedor que escoja dialogará con la Dian, con sus datos y proveedores, así que es una decisión importante la elección que redundará en la generación de big data que también servirá para analizar la información que usted recoge, tomar decisiones y hacer proyecciones.

Los cambios técnicos y organizacionales

La facturación electrónica también toca temas sensibles en aspectos como las modificaciones técnicas al interior de la empresa y en algunos procesos organizacionales. Para Darío Múnera, jefe de derecho comercial y público en la Andi hay que hacer un análisis técnico juicioso dentro de las empresas para cambiar los modos de trabajo.

“Es necesario que exista una capacitación formal para las distintas áreas empresariales, es vital que los empleados reciban la mayor cantidad de información posible. Información que agregue y sea de calidad”, dijo Múnera.

Ahora, en los aspectos técnicos son dos las variables que se deberían tener en cuenta. Uno, garantizar la seguridad digital que proteja los datos de las transacciones. La otra variable, mirar qué nivel técnico es el que necesita la compañía. ¿Se requieren grandes proveedores que puedan sistematizar y desagregar datos?, o por el contrario ¿se necesita una plataforma que supla las necesidades más básicas?

En el apartado de seguridad, Felipe Villamil, gerente de facturación electrónica en Colombia para Indra, dio un parte de tranquilidad argumentando que los procesos de seguridad están garantizados por lo que dice la Dian, y que las compañías prestadoras no podrán funcionar sin contar con estándares de seguridad internacional.

Por otro lado, Luciano Quijano, gerente país de Gosocket Colombia y Ecuador, aseguró que entre los aspectos técnicos a tener en cuenta deben priorizarse cuáles son las necesidades y de acuerdo a eso fijar los requerimientos y el tipo de plataforma necesarias. “Con los clientes es fundamental hacerles entender por qué estos cambios son necesarios y facilitan los procesos empresariales. ¿Cómo logro que esta oportunidad le sirva a las personas, a los clientes? y ¿cómo lo hago?, debe ser el paso anterior a tomar la decisión de hacer el cambio”.

Unificar el lenguaje para la organización de los datos de las facturas electrónicas entre compañías y entes reguladores, también es importante. Organizar la información de tal manera que sea clara y escalable hará los procesos más rápidos, entendibles y amigables, agregó Quijano.

Una de las conclusiones del panel, giró entorno a sentar la necesidad de que la facturación electrónica, su proceso de adaptación y consolidación, debe tener un doliente. Si bien debe ser un esquema transversal, es necesario que sea liderado por un equipo de trabajo. “Esto hará las cosas más amables para las compañías”, puntualizó Múnera.

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Colprensa
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