Con el anunció de la ampliación del aislamiento preventivo obligatorio hasta el 30 de agosto por parte del Presidente Iván Duque, las empresas deben seguir reinventando sus procesos para continuar siendo productivos -en su mayoría en teletrabajo-, teniendo en cuenta que más de cuatro millones de personas actualmente cumplen con su jornada laboral mediante ‘home office’, según el ministro de Trabajo, Ángel Custodio Cabrera.
La extensión del aislamiento preventivo obligatorio marca una oportunidad para que las empresas del país continúen afianzando en sus trabajadores el ‘home office’ y metodologías y procesos de trabajo remoto, una modalidad que, tal parece, seguirá siendo la principal herramienta para dar continuidad con las operaciones de miles de empresas.
Lo anterior conlleva a medir el desempeño de los equipos por los resultados que generan y no por la cantidad de horas que trabajan.
“Esto ha demostrado ser uno de los factores más importantes para un teletrabajo eficiente. Para lograr resultados óptimos se deben establecer objetivos claros y concisos semana a semana, incluso día a día. En ciertos casos, se pueden elaborar sesiones virtuales periódicas con todos los miembros de la empresa para compartir noticias, motivar al equipo y tomar decisiones en conjunto”, señaló Juan Díaz, CEO de Davinci
¿Cómo lograrlo? Las compañías que apuestan a la transformación digital en todos sus procesos pueden trabajar bajo modelos de las denominadas metodologías ágiles, las cuales buscan agilizar tiempos de entrega, optimizar el trabajo de los colaboradores, y reducción de costos.
Además, permiten adaptar y la metodología a las condiciones específicas de cada proyecto a desarrollar. En cada proyecto se establece un líder, con la misión de convertir especificaciones del cliente en una lista de historias de usuario; el equipo de desarrollo, con el objetivo de elaborar, construir e implementar lo que se necesite; y se ubica el cliente, quien finalmente se beneficia del producto de alguna forma.
“Las metodologías ágiles surgen como la necesidad de reemplazar el modelo tradicional de gestionar proyectos o procesos, potencializando la adaptación a formas de trabajo, condiciones de proyecto y busca dar respuesta constante de los avances. En teoría el uso de metodologías ágiles debería hacernos más productivos, crear entregables en menor tiempo, mejorar el trabajo, más aun aprovechando las bondades del teletrabajo”, aseguró Sonia Rodrígues, líder de Innovación y Transformación de Davinci.
Así mismo, el experto agregó que para tener equipos empoderados es necesario inspirarlos, luego entregar responsabilidades y acompañarlos con seguimiento y, por último, aceptar sus decisiones con un proceso de mejora continua para mitigar el impacto de determinaciones poco acertadas.
“Al hablar de empoderar se refiere a la independencia, dar responsabilidad a los equipos para tomar ciertas decisiones. Es importante desde el liderazgo entender que estos modelos no siempre son perfectos, que va tener aciertos y desaciertos. En ese sentido, el acompañamiento debe ser constante, pero sin que ese comportamiento se vuelva un micromanagement”, agregó Sonia Rodrígues.
Generación de cultura
Las tecnologías digitales y las herramientas de colaboración se vuelven fundamentales, siempre debemos saber que todos los cambios crean resistencia, por eso hay que hacer transformaciones que vayan siendo sencillas para hacerlas llevaderas.
Es así que se debe iniciar creando un proceso fácil, con claridad en la definición de objetivos y, por último, tener una cultura de seguimiento que permita entender a tiempo las desviaciones de las actividades. Así, a su vez, vamos fomentando una cultura de trabajo bajo metodologías ágiles.
El talento humano debe ir acompañado de factores tecnológicos para alcanzar la capacidad -como organizaciones- de tener información disponible en un alto grado, eso se da la opción a los equipos de trabajo recibir o generar contenido sobre sus actividades y en qué punto de las tereas se encuentran, quienes acompañados de buenas herramientas de colaboración podrán llevar a cabo sus objetivos más rápido y eso se traduce en aumento de la eficiencia
Un factor clave es romper paradigmas, ya que se trabajará en un modelo totalmente diferente, no se trata de capacidad tecnológica o de personas, sino de la capacidad de asumir el reto del cambio, los profesionales de ahora serán mucho más eficientes en la medida que se desaprendan de los modelos tradicionales.
Desde el liderazgo es importante apoyarlos con conocimientos y consejos, por ejemplo, definir tableros de seguimiento, establecer límites en las jornadas laborales, definir con tiempo los objetivos que se esperan, revisar modelos de aprovechamiento de tiempo, entre otras.
Algunas de las metodologías más usadas son:
- Scrum: se basa en el desarrollo incremental a través de las entregas constantes de sprint.
- Kanban: basada en tarjetas visuales que permiten ver rápidamente el estatus de las tareas.
- Lean: es una metodología que permite prepararnos para nuevos modelos.
- Design thinking: basada en un proceso creativo para la generación de nuevas
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