La mayoría de empleados cree que la productividad en su trabajo está directamente relacionada con el número de ventanas que tienen abiertas en la pantalla de su computador e ir pasando de un asunto a otro no solo es posible mediante la técnica de la multitarea, sino que también es algo que consideran muy positivo.
Este comportamiento, conocido como el ‘síndrome de las ventanas abiertas’, tomó especial relevancia debido al impulso del teletrabajo por la pandemia de coronavirus.
El trabajo remoto se venía utilizando en sectores muy concretos del tejido empresarial y en circunstancias también muy específicas. Ahora bien, la crisis sanitaria obligó a las empresas a tomar la decisión de enviar a sus empleados a casa e implantar es manera de laborar.
Manel Fernández Jaria, profesor de Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), indicó que “lo que hemos tenido a lo largo de la pandemia ha sido una situación de emergencia y una respuesta de las empresas y los equipos para evitar el colapso de las compañías”.
Aseguró que a lo largo de este periodo han trasladado el modelo de oficina a los domicilios particulares de los empleados, de forma que se han incrementado algunos aspectos negativos como la hiperconexión.
Fernández explicó que durante la implantación de esta forma de trabajar muchas compañías tuvieron la oportunidad de descubrir algunos de los aspectos positivos que aporta el teletrabajo al clima sicosocial, como los siguientes:
• Aumento de la confianza en los equipos.
• Incremento del compromiso y la autorresponsabilidad.
• Atracción del talento al ofrecer unas condiciones de trabajo basadas en la flexibilidad.
• Reducción de costos.
• Disminución del impacto medioambiental de la compañía.
• Compartición de objetivos con los equipos.
• Mejora del clima laboral.
• Potencia el liderazgo colaborativo.
• Mejoras significativas en la productividad.
¿Cuantas más ventanas abiertas es mejor?
Uno de los aspectos más controvertidos del trabajo desde casa es si merma o incrementa la productividad del empleado. Hay quienes creen que su implantación empeora los resultados, mientras que otros defienden justo lo contrario.
Entre los argumentos que esgrimen los primeros está que el ‘síndrome de las ventanas abiertas’, el cual consiste en mantener decenas de ventanas de exploración abiertas en la pantalla. De esta manera, la persona salta de una tarea a otra sin llegar a centrarse en ninguna de principio a fin.
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“La multitarea nos hace ir más lentos e influye de forma negativa en la calidad y en la productividad. Nuestros objetivos se alejan cuando actuamos en multitarea, aumenta el cansancio y la carga mental”, agregó Manel Fernández Jaria.
Es más, los efectos negativos pueden afectar a los empleados cuando quien trabaja en modo multitarea es su jefe, porque este interrumpe constantemente, dificulta la tarea a sus colaboradores y, en última instancia, les resta productividad.
De un estímulo a otro
De acuerdo con Manel Fernández, experto en trabajo saludable y sicosociología laboral, trabajar de esta manera produce estrés, cansancio e insatisfacción y es un hábito tremendamente extendido. Entonces, ¿por qué la mayoría de las personas tienden a la multitarea?
Señaló dos razones fundamentales que explican este comportamiento: la primera es porque la corteza prefrontal del cerebro (área donde planificamos, pensamos, ordenamos...) está programada para mostrar preferencia por las novedades.
“Cuando cambiamos de tarea recibimos una recompensa con dopamina. La búsqueda de estímulos nuevos nos proporciona un premio, nos hace pensar que somos más productivos cuando parece que estamos muy ocupados”, añadió.
Sin embargo, destacó que “el problema es que estar ocupado no significa que seamos más productivos ni nos acerca a nuestros objetivos”.
La otra razón es que cuando se hacen varias cosas a la vez parece que se potencia el rendimiento y el ego se siente importante. “Puede que nuestro ego reciba un impulso de autoestima, pero realmente somos mucho menos productivos”, enfatizó.
‘Síndrome de la hoja en blanco’
La Opinión consultó a Olga Lucía Hernández Vega, docente universitaria y magister en E-Learning y Redes Sociales, quien enfatizó que la técnica de la multitarea fue impulsada por la situación causada por la pandemia de COVID-19.
“Comenzamos a tener muchas pestañas activas, dependiendo del número de actividades que debíamos realizar o atender. Para ver si esto funciona o no, hay que determinar muchos factores: si cada una de las tareas recibirá la atención y disposición que realmente implica, si esas actividades quedarán bien hechas y, si no quedan bien hechas, pueden esas tareas generar un reproceso, que desafortunadamente, implica invertir mucho más tiempo y hasta dinero”.
Hernández explicó que cuando una persona se enfrenta a múltiples tareas en tiempos específicos y atropellados puede sufrir frustración, la cual a su vez provocará un bloqueo mental o el ‘síndrome de la hoja en blanco’, entonces no se sabe qué hacer, por dónde empezar y no le presta la atención que requieren esas actividades.
Manifestó que es muy importante el equilibrio, porque la salud mental es otro factor determinante para la estabilidad en el ser humano. Además, resaltó que el uso prolongado de dispositivos electrónicos o pantallas generan fatiga.
La experta recomendó, para no caer en el ‘síndrome de las ventanas abiertas’, hacer un listado de las tareas a realizar y jerarquizar esas actividades a tiempo inmediato, mediano y largo plazo. Igualmente, Olga Lucía Hernández aconsejó hacer pausas activas para refrescar la mente y retomar esas actividades de manera efectiva para cumplir los objetivos, así como ejercicios visuales.
Un oftalmólogo
Para el reconocido oftalmólogo Carlos Felipe Peñaranda, subespecialista en Vitreo y Retina, la multitarea en la computadora o tener muchas ventanas abiertas no genera ninguna alteración importante en la visión, pues lo importante es que el ordenador tenga una intensidad de luz adecuada y esté en entorno adecuado, que no de aire o este el ventilador de frente a los ojos.
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“Se debe hacer unas pausas cada 20 minutos, lubricarse los ojos. Pero, en cuanto tener muchas ventanas abiertas en el computador, esta práctica no genera alguna alteración visual”, agregó.
Sobre el uso de lentes refrescante para estar frente a las pantallas, el especialista informó que no hay estudios concluyentes acerca de los lentes con bloqueo de filtro de onda azul, que son los que generan las pantallas de computador, entonces no es una recomendación mandatoria.
Consejos para evitar los riesgos del teletrabajo
Peligros como la pérdida de concentración, el cansancio o la disminución del rendimiento están directamente relacionados con la multitarea y con el trabajo desde casa. Está en sus manos impedir que estos efectos negativos ganen terreno a los positivos. Preste atención a los siguientes consejos:
• Planificación. Planifique el trabajo que va a realizar.
• Trabaje por bloques. Destine a un tiempo a cada bloque y no mezcle acciones. Por ejemplo, si está realizando una tarea que requiere una alta atención, evite todo tipo de interrupciones durante el tiempo que dure o un tiempo determinado.
• Defina su tarea ‘roca’ cada día. Una tarea ‘roca’ es la que no puede moverse de la programación, es una actividad importante que marca la diferencia en los resultados que pretendemos conseguir.
• Reconozca su cronotipo. El cronotipo es el momento del día en el que tiene mayor energía mental. Realice las tareas con mayor exigencia cognitiva adaptadas a tu nivel de energía.
• Las dos primeras horas del día marcan la diferencia en los resultados.
• Construya rutinas y cree nuevos hábitos para el teletrabajo.
• Realice con frecuencia una auditoría sobre la gestión de su tiempo.
• Cree un espacio de trabajo específico en su casa siguiendo principios de ergonomía y de decoración minimalista, para evitar interrupciones.
• Trabajar en casa no es vivir en el trabajo: defina un horario y cúmplalo.
• Fije plazos a las tareas. Sabemos que cuando no definimos plazos las tareas se expanden en el tiempo casi de forma infinita.
• Desarrolle su ultraproductividad. Ser ultraproductivo es sacar cosas importantes adelante. Esto conecta con el principio de Pareto, según el cual hay un 20% de las tareas que hacemos que representan el 80% del beneficio que obtenemos.
• Pida retorno de calidad para saber cómo evoluciona sobre los objetivos marcados.
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