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La tecnología “no llegó a quitarles el trabajo” a administradores de conjuntos residenciales

Jueves, 29 de Julio de 2021
Vivir en propiedad horizontal resulta, muchas veces, un desafío, pero las soluciones tecnológicas transforman y optimizan los procesos.

“El confinamiento por la pandemia empeoró todo en el conjunto residencial donde vivo. Las áreas comunes clausuradas por la situación sanitaria quedaron en total abandono. A la administradora se le vio la cara contadas veces. Cambiarla fue un problema. Tres asambleas debieron hacerse para lograrlo, cada una le costó al conjunto unos 5.000.000 de pesos”.

Este es el testimonio de Alberto Jiménez, residente desde hace seis años de un conjunto residencial en Bogotá, quien afirmó que cuando la nueva administración le entregó sus estados de cuenta, se enteró que en el sistema unos pagos no quedaron reflejados y ahora está moroso, a pesar de haber pagado puntualmente todas sus cuotas. 

“Comunicarnos entre los vecinos es supremamente complicado y entender la rendición de cuentas de la administración saliente, aún más. Estamos en un problema del que no sabemos cómo salir. Todo es difícil, desde cambiar una cerradura, hasta pintar una pared”.

Vivir en propiedad horizontal resulta, muchas veces, un desafío. La convivencia, cumplimiento de normas, control de ingresos, egresos y la tranquilidad de toda la comunidad no es una tarea sencilla. 

De acuerdo con el último censo realizado en 2018, en Colombia se registró un incremento considerable de apartamentos como vivienda, estos pasaron del 25 % al 33 %. Según datos del DANE, en Bogotá hay aproximadamente 7,2 millones de habitantes y el 61 % habita en apartamentos; esto se traduce en una gran cantidad de personas conviviendo en propiedad horizontal.

Los problemas de una propiedad horizontal, en un momento de evolución tecnológica como el actual, ya no se justifican. La industria tiene que evolucionar y modernizar sus procesos, considerando, además, que la cantidad de este tipo de viviendas seguirá incrementándose en el país. 

Caterine Castillo, CEO y cofundadora de Neivor, un software para administración y gestión de condominios, aseguró que las soluciones tecnológicas no llegaron a quitarles el trabajo a los administradores de propiedad horizontal, por el contrario, llegaron a transformar y optimizar los procesos en busca de mejores dinámicas de convivencia entre vecinos y entre administradores y vecinos.

“Neivor busca eliminar todas las ineficiencias que se dan en las dinámicas administrativas de la propiedad horizontal: mejorar las finanzas y como un plus, optimizar la comunicación. La mayoría de los problemas que se generan en estas comunidades son producto de la falta de gestión, de ineficiencia, así como de poca visibilidad, comunicación y transparencia. Los conjuntos residenciales no pueden depender de un administrador. Quienes pertenecen a las comunidades de propiedad horizontal deben estar al tanto de toda la información (financiera o no) del conjunto y esta no se debe ver afectada por la presencia, ausencia o cambio de uno u otro administrador”.

Castillo añadió que herramientas como estas buscan garantizar la tranquilidad de los residentes y de los miembros del Consejo de Administración, quienes deben sentirse satisfechos de las funciones de su administrador y de sus resultados de gestión. Cuando una propiedad horizontal trabaja con este tipo de tecnología se ahorra entre un 30 y un 35 % de los costos que se generan en el edificio. La herramienta concilia el 85 % de las operaciones que se hacen manuales y genera los reportes de manera automática.

“Las cosas tienen que cambiar. Los edificios no pueden seguir siendo administrados sin mayores avances tecnológicos. Queremos que la labor del administrador cambie a una labor menos operativa y más estratégica y de gerencia y que la administración y convivencia de la propiedad horizontal evolucione”.

La transformación digital de la propiedad horizontal

Neivor es un software para administración y gestión de condominios. Por un lado, ofrece una solución administrativa a través de la cual se resuelven todos los temas de finanzas de la propiedad horizontal: ingresos, egresos, control de presupuesto. A través de esta herramienta se elimina el trabajo manual, que en la actualidad le quita tiempo de gestión que realmente debe ejercer el administrador de un conjunto residencial.

Hoy los pagos de administración, ya sean a través de una oficina de recaudo o por internet, van a la cuenta bancaria de la copropiedad. Lo tradicional en la gestión es que la administración entre al banco para luego conciliar los pagos uno a uno en el sistema, que por lo general es un Excel o uno básico de control. 

Neivor ayuda a arreglar todas esas ineficiencias porque automatiza el proceso de conciliación y reconciliación de los pagos y, además, genera automáticamente las cuentas de cobro o recibos de pago de los residentes.

Otro diferencial en la gestión de Neivor es que los residentes pueden pagar la administración desde la aplicación, con cualquier medio de pago. La herramienta también organiza y controla las reservas y pagos por el uso de áreas comunes, evitando tener que esperar respuesta y agilizando esta dispendiosa tarea. Adicionalmente este desarrollo permite que los vecinos puedan gestionar quejas o inquietudes con el administrador, así como comunicarse entre ellos, publicar avisos de compra y venta, y crear comunidades según el interés (mascotas, madres, etc.).

“Los administradores tienen un montón de responsabilidades. Hoy en día es una profesión que no es tan agradecida porque ellos deben cumplir con cosas de las que los residentes no se dan cuenta. Por lo general, no tienen los reportes para demostrar el cumplimiento de su gestión, como por ejemplo cuántos chats y cuánta gente atenden a diario”, sostuvo Caterine Castillo. 

Afirmó que con una herramienta como Neivor, en lugar de estar preocupados por contestar WhatsApp y por hacer reportes en Excel, tendrán tiempo para demostrar una mejor gestión y lograr que la comunidad quede satisfecha, fin que con dificultad se cumple actualmente.

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